COMITIA132extraにサークル参加申込をされた方へ
連絡方法と返金手続きについてのお知らせ

2020年4月8日
コミティア実行委員会代表 中村公彦

5月17日のCOMITIA132extraの開催中止に当たり、たくさんのご心配をいただき、心より御礼申し上げます。

現在、コミティアの運営事務所では東京都の外出自粛要請、そして4月7日の「緊急事態宣言」発令を受け、リモートワークを中心にし、様々な事務作業を進めています。

参加申込時にメールアドレスの記入のある方には4月1日に中止決定の告知メールを、メールアドレス未記入・記入不備などにより送信ができなかった方には封書にてお送りしました。今後しばらくスタッフが大人数で集まって行う郵便発送作業の実施は難しいため、申込サークルの方へはメールベースのお知らせを中心とさせていただきます。

もし、4月1日の中止決定のメールが届いていない方は、迷惑メールフォルダなどを確認の上、それでも不着の場合は「サークル名」「代表者氏名（ペンネーム不可）」を明記して、宛にお問い合わせください。

メールアドレス未記入・記入不備などにより送信ができなかった方にはこれまで通り封書にてお送りします。タイムラグは生じますが、どうかお待ちくださるようにお願いします。

返金方法の送信・発送は4月17日を予定しています。

次にサークル参加費の返金についてお知らせします。

これまでの準備作業にかかった経費や、次回9月開催に向けた費用を考えると、全額の返金は難しい状況にあります。おそらく参加費の半分程度の返金額となる見込みです。どうかご容赦ください。

コミティアの継続のためにそうした対応を取らざるを得ない状況にたいへん歯がゆく、申し訳ない気持ちでいます。一方で、たくさんのご心配の声と共に、「参加費の返金は求めないので、今後のコミティアの継続的な活動に役立てて欲しい」というお申し出も多数いただきました。温かいお心遣いに深く感謝します。

そのため返金手続きの選択の中に「返金は求めない」という項目も用意させてもらうことにしました。詳細はお送りする返金案内にてお知らせします。

次回9月21日のCOMITIA133への再始動と、その後の継続的な運営に向けてのご支援をいただけたら本当に有難いです。もちろん無理のない範囲で構いませんので、選択肢の一つとしてご検討くだされば幸いです。

それでは、あらためて4月17日のコミティア実行委員会よりのご案内をお待ちください。

4月29日更新

現在の返金対応の状況について途中経過をご報告いたします。
4月28日までに全体の半数近いサークルの方より申請をいただきました。ありがとうございます。
ここで新しいご報告があります。

（１）Circle.msのクーポン利用可能期間を延長しました。
4月17日のご案内の時点ではクーポンの利用期限をCOMITIA136（2021年5月開催予定）迄としていましたが、2021年内の全ての開催回まで期間を延長することになりました。クーポンの選択肢については、こちらも併せてご検討ください。

（２）サークル参加費の返金額について
今回の返金対応について、たくさんの温かいお言葉を頂戴する一方で、「全額返金するべきではないか」という趣旨のご要望もいただきました。
問い合わせをいただいていない方の中にも同様のご要望をお持ちの方もいらっしゃると思います。本ページにて説明する形で回答とさせていただきます。

まず、本来ならサークル参加費の全額返金を行いたいところ、それができないことをお詫びします。

コミティアの運営経費の構造としては、サークル参加費は収入の内訳の約半分を占め、残りがカタログ収益（一般参加者入場料）、企業出展＋広告費となります。今回はこのカタログ収益及び企業出展＋広告費の全てがゼロになりました。
一方で、COMITIA132extraの中止決定の時点で、すでに開催告知活動、サークル申込の受付と対応、出展企業との交渉、会場周辺の運用計画の作成、会場との折衝、関係省庁への申請、レンタル備品や警備員の手配など、さまざまな事前準備に膨大な時間と労力、そして費用がかかっています。
そして、備品や見本誌の倉庫も兼ねる運営事務所の家賃や、常勤スタッフの人件費、公式サイトのサーバー管理費などの固定費も継続的に発生しています。
固定費については今後も発生し続け、それ自体非常に厳しい問題ですが、そのような将来分の費用の話をひとまず別にしても、今回中止となった各回の開催の為に既に発生してしまっているこれらの費用は、当該回に対応する収入によって充当して支払わなければならないものです。そして、カタログ収益及び企業出展＋広告費の全てがゼロになった今回については、元々その開催の費用に充てるためにお預かりしていた当該回のサークル参加費の一部をもってこれに充てる以外の方法がない状態です。

そのため、銀行からの融資、行政支援の利用、経費の削減の実施など、様々な施策検討を進めていますが、それでも全額の返金が難しいという結論に至りました。

今回のようなケースの他、地震・台風などの天災によるイベントの中止は大きな損害が発生するため、コミティアの申込規約には下記のように記載しています。

なお、クラウドファンディングの利用など、広く支援を求めることを検討していますが、審査や手続きに時間がかかる見込みです。

以上のような状況を踏まえて、税理士・顧問弁護士とも相談の上、可能な限りお戻しできる現在の返金額を決定しました。

また、コミティアというイベント自体が、営利を目的としないボランティア組織により運営されており、サークル参加者、一般参加者との三者の協力による開催・運営をうたってきました。その点についてもご理解をいただければと思います。

あらためて申込サークルの方の全額返金のご要望に沿うことができないことについて、深くお詫びします。
どうかご理解ご容赦くださいますよう、お願い致します。